자동분류를 통한 규칙 설정하기

웹메일 사용자이든 아웃룩 사용자이든 환경설정이나 옵션설정을 통해 자동분류라는 메뉴로 접근해 보자.
※ 아웃룩 사용자 - 도구 - 규칙 마법사 혹은 (버전에 따라) 메시지 규칙 메뉴 선택

 
위 그림과 같은 메뉴를 통해 보낸이의 주소나 메일 제목에 차단하고자 하는 문구를 입력 한 후 규칙을 정하면 해당 조건에 맞는 이메일이 오면 자신이 원하는 편지함으로 이동시키는 방법이다. 가령 보낸이의 이메일 주소에 [spam]이라는 단어가 포함될 때 임의로 만들어 놓은 스팸편지함으로 이동시키거나 바로 삭제 처리가 가능하다.

특히 메일 제목으로 분류 기준을 정할 때는 우리가 자주 사용하는 단어를 적용하면 중요 메일이 함께 차단될 수 있기 때문에 차단하고자 하는 메일 제목 규칙을 정할 때는 신중을 기할 필요가 있겠다. 그리고 불편하더라도 바로삭제 처리보다는 스팸메일 편지함등으로 이동시킨 다음 중요 메일은 없는지 최종 확인 한 후 삭제 처리를 하는 것이 좋겠다.

 
예를 들면 위 그림과 같이 광고와 시디라는 제목의 메일이 올 때 바로 삭제처리를 하도록 규칙을 정하게 되면 중요한 업무메일 제목 중 바이어로부터 [광고]요청 메일입니다. 혹은 회사 소개 [시디]요청합니다. 라는 제목으로 메일이 발송되면 내가 확인하기도 전에 바로 삭제처리가 되는 불상사가 일어 날 수 있다는 것을 명심하고 제목 규칙을 정하도록 하자.

위에 설명한 메일 자동분류 기능은 스팸메일을 차단할 때도 효과적이지만, 이메일을 자동으로 분류해 주는 기능을 통해 업무 메일이나 개인 메일별로 원하는 임의의 편지함으로 분류 저장할 수 있는 유용한 기능이라 하겠다. 이 부분은 매일매일 쌓여가는 수많은 메일들을 편리하게 관리할 수 있게 해주기 때문에 꼭 기억해야할 중요한 사항이라 하겠다.

<글쓴이 : 구주일 kooji@daum.net>

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